Пришли из трудовой инспекции: что проверяют и как подготовиться работодателю

Проверка трудовой инспекции редко начинается «вдруг». Обычно у нее есть формальный повод: жалоба работника, поручение прокуратуры, несчастный случай, истечение срока предписания, индикатор риска или включение работодателя в план контрольных мероприятий. Но для руководителя и бухгалтера визит инспектора все равно выглядит стрессом: нужно быстро понять, законна ли проверка, какие документы отдавать, как общаться с инспектором и где граница между сотрудничеством и лишними рисками.

Государственная инспекция труда, сокращенно ГИТ, — территориальный орган Федеральной службы по труду и занятости, то есть Роструда. Она осуществляет федеральный государственный контроль и надзор за соблюдением трудового законодательства. Проще говоря, ГИТ проверяет, как работодатель оформляет трудовые отношения, платит зарплату, соблюдает режим труда и отдыха, обеспечивает охрану труда и выполняет предписания.

Правовая основа работы инспекции закреплена в Трудовом кодексе РФ, прежде всего в статьях 353-365. Общие правила государственного контроля установлены Федеральным законом от 31.07.2020 N 248-ФЗ. Федеральный закон от 26.12.2008 N 294-ФЗ в значительной части заменен новым регулированием, но в отдельных ситуациях его положения все еще могут иметь значение, поэтому при проверке важно смотреть, на какой закон ссылается контрольный орган в решении.

У Роструда есть центральный аппарат и государственные инспекции труда в субъектах РФ. Для работодателя из Москвы проверку обычно проводит Государственная инспекция труда в городе Москве, если речь не идет о специальных межрегиональных или межведомственных мероприятиях.

Какие задачи у трудовой инспекции

• выявлять и пресекать нарушения трудового законодательства;
• выдавать предписания об устранении нарушений;
• рассматривать обращения работников, бывших работников и профсоюзов;
• расследовать отдельные обстоятельства несчастных случаев на производстве;
• проводить профилактические мероприятия: консультирование, профилактические визиты, предостережения;
• привлекать виновных лиц к административной ответственности в пределах полномочий.

Часть информации о деятельности ГИТ открыта. Работодатель может проверить сведения о контрольных мероприятиях в Едином реестре контрольных надзорных мероприятий, а плановые проверки — в публичных планах Генеральной прокуратуры РФ и Роструда.

Проверку проводит должностное лицо ГИТ, указанное в решении или распоряжении о проведении контрольного мероприятия. Перед началом выездной проверки инспектор обязан предъявить служебное удостоверение и решение о проверке. В современных контрольных мероприятиях сведения также можно сверить через ЕРКНМ, в том числе по QR-коду, если он указан в документах.

Что должно быть в служебном удостоверении

• наименование органа;
• фамилия, имя, отчество инспектора;
• должность;
• фотография;
• номер удостоверения;
• срок действия;
• подпись уполномоченного лица и печать или иной установленный реквизит.

Если пришел человек без удостоверения или его фамилии нет в решении о проверке, допускать его к документам не нужно. Корректная формулировка: «Просим предъявить документы, подтверждающие полномочия, и дать время для проверки сведений в ЕРКНМ».

Права инспектора труда

Инспектор не вправе изымать оригиналы кадровых документов, требовать сведения вне предмета проверки, превышать сроки контрольного мероприятия, заставлять подписывать документы без ознакомления или отказывать во внесении замечаний в акт.

Проверки различаются по формату и основанию. По формату они бывают выездными и документарными. Выездная проходит на территории работодателя. Документарная проводится в инспекции: работодатель направляет документы и пояснения по запросу.

По основанию проверки бывают плановыми и внеплановыми. Кроме того, трудовая инспекция применяет профилактические инструменты: профилактический визит, предостережение о недопустимости нарушения, консультирование. Профилактический визит не должен заканчиваться штрафом или предписанием, его цель — предупредить нарушение. В случаях, предусмотренных законом, работодатель может отказаться от обязательного профилактического визита, если такой отказ допускается для конкретной категории мероприятия.

[Инфографика: схема «Виды взаимодействия с ГИТ»: плановая проверка, внеплановая проверка, документарная проверка, выездная проверка, профилактический визит, предостережение; смысл — работодатель должен различать контрольное мероприятие и профилактику]

Плановая проверка: зависит от категории риска

Плановые проверки назначаются с учетом риск-ориентированного подхода. Работодателям присваивают категории риска: высокий, значительный, средний, умеренный, низкий. Чем выше риск причинения вреда трудовым правам работников, тем выше вероятность планового контроля. На категорию влияют вид деятельности, сведения о травматизме, задолженности по зарплате, ранее выявленные нарушения и другие данные, которыми располагают контрольные органы.

Проверить, включена ли компания в план, можно на сайте Генеральной прокуратуры РФ в сервисе сводного плана проверок, а также через ресурсы Роструда и ЕРКНМ. Для поиска обычно достаточно ИНН, ОГРН или наименования работодателя.

Внеплановая проверка: чаще всего начинается с жалобы

Самый частый повод для внепланового контроля — обращение работника или бывшего работника. Человек может пожаловаться на невыплату зарплаты, незаконное увольнение, задержку расчета, отказ выдать документы, нарушение графика отпусков, непроведение инструктажа, опасные условия труда.

Анонимные обращения в общем случае не являются самостоятельным основанием для полноценной внеплановой проверки, потому что контрольному органу нужно идентифицировать заявителя и факты. Но информация из анонимного сообщения может быть использована для анализа рисков, профилактики или передачи в другой орган, если в ней есть сведения об угрозе жизни и здоровью.

Основания, из-за которых инспекция может прийти без планов

• жалоба действующего или уволенного работника;
• сообщение о задержке или невыплате заработной платы;
• жалоба на незаконное увольнение, сокращение, отказ в оформлении трудового договора;
• сведения о нарушениях охраны труда;
• обращение профсоюза;
• поручение прокуратуры;
• поручение Президента РФ или Правительства РФ;
• истечение срока ранее выданного предписания;
• несчастный случай на производстве;
• межведомственная информация от ФНС, Социального фонда России, прокуратуры и иных органов.

Индикаторы риска: когда проверка начинается с данных

С 2022 года контрольные органы активнее используют индикаторы риска. Это признаки, которые сами по себе еще не доказывают нарушение, но показывают, что у работодателя может быть проблема. Например, массовые увольнения более 10% работников за месяц, резкое отклонение зарплат от МРОТ или среднеотраслевого уровня, высокий травматизм, сведения из СМИ, публичных источников и межведомственного обмена.

Для работодателя это означает простую вещь: «серые зоны» в зарплате, массовые переводы на ГПХ или самозанятых, постоянные жалобы в интернете и несчастные случаи могут стать не только репутационной, но и контрольной проблемой.

Мораторий на проверки: почему он не защищает от всех визитов

С 2022 года в России действуют ограничения на плановые контрольные мероприятия, которые продлевались и корректировались постановлениями Правительства РФ. Однако мораторий не означает полного запрета на проверки ГИТ. Исключения сохраняются для объектов и работодателей с высоким риском, ситуаций угрозы жизни и здоровью, несчастных случаев, жалоб о грубых нарушениях трудовых прав, контроля исполнения предписаний и некоторых иных оснований.

Часть плановых проверок заменяется профилактическими визитами. Это полезный формат, если работодатель хочет понять слабые места без штрафа. Но профилактический визит не заменяет внутренний порядок в документах.

Предмет проверки зависит от основания. Если работник пожаловался на невыплату зарплаты, инспектор не должен превращать проверку в бесконечный аудит всего бизнеса. Но на практике смежные документы все равно запрашиваются: трудовой договор, табель, расчетные листки, ведомости, положение об оплате труда, приказы, банковские документы.

Кадровые документы: основа любой проверки

Унифицированные формы Т-2, Т-3, Т-7, Т-12, Т-13 для большинства коммерческих работодателей не являются строго обязательными, если организация утвердила собственные формы с обязательными реквизитами. Но если компания сама закрепила унифицированные формы в учетной политике или локальных документах, их нужно вести последовательно.

Оплата труда: зона повышенного внимания

ГИТ проверяет, платит ли работодатель зарплату не ниже МРОТ при полной норме рабочего времени, соблюдает ли региональные соглашения о минимальной зарплате, выплачивает ли зарплату не реже чем каждые полмесяца, выдает ли расчетные листки, правильно ли оплачивает отпуск, сверхурочную работу, выходные и праздничные дни.

• Зарплата выплачивается не реже двух раз в месяц. Конкретные даты закрепляют в ПВТР, коллективном договоре или трудовом договоре.
• Отпускные выплачиваются не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска.
• Окончательный расчет при увольнении производится в день увольнения.
• Расчетный листок выдается при выплате зарплаты, его форма утверждается работодателем с учетом мнения представительного органа работников, если он есть.
• Работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается по правилам статьи 153 ТК РФ либо компенсируется днем отдыха.

[Инфографика: календарь выплат работнику — аванс, зарплата, отпускные за 3 дня, расчет в день увольнения; смысл — инспектор быстро выявляет нарушения по датам платежей]

Рабочее время и отдых: табель должен совпадать с реальностью

Инспектор смотрит табели учета рабочего времени, графики сменности, приказы о сверхурочной работе, документы по ненормированному рабочему дню, график отпусков, заявления и приказы на отпуск. График отпусков утверждается не позднее чем за две недели до начала календарного года. Если работники фактически отдыхают не по графику, нужны заявления, согласования и приказы.

Особое внимание вызывают ситуации, где табель «ровный», а работники говорят, что регулярно задерживаются, выходят в выходные или работают вахтой без корректного учета. В таких случаях инспектор может сопоставить табель, пропускную систему, переписку, производственные задания и объяснения работников.

Охрана труда: не только журналы, но и реальная система

Охрана труда — одна из самых штрафоопасных зон. Инспекция проверяет специальную оценку условий труда, обучение, инструктажи, медосмотры, выдачу средств индивидуальной защиты, аптечки, оценку профессиональных рисков, расследование несчастных случаев.

Локальные нормативные акты: правила должны быть утверждены и доведены

Работодатель обычно показывает инспектору правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда и премировании, положение о персональных данных, коллективный договор при наличии, антикоррупционную политику при наличии, другие локальные акты. Важно не только наличие документа, но и ознакомление работников под подпись до применения соответствующих правил.

Если премия лишается по правилам, которых работник не видел, спор почти всегда становится слабым для работодателя. То же касается режима работы, дисциплинарных взысканий, обработки персональных данных и коммерческой тайны.

Льготные категории работников

ГИТ отдельно проверяет гарантии для несовершеннолетних, беременных женщин, женщин с детьми до трех лет, работников с инвалидностью, иностранных работников. Здесь ошибки часто связаны не со злым умыслом, а с незнанием специальных правил: сокращенное рабочее время, ограничения на ночную и сверхурочную работу, обязательные медосмотры, квотирование рабочих мест, патенты и уведомления МВД по иностранным гражданам.

ГПХ, самозанятые, дистанционная работа и КЭДО

Инспекция обращает внимание на договоры гражданско-правового характера с физлицами и работу с плательщиками налога на профессиональный доход. Если человек работает по графику, подчиняется руководителю, выполняет трудовую функцию, получает регулярную фиксированную оплату и включен в производственный процесс, договор ГПХ или статус самозанятого могут быть признаны прикрытием трудовых отношений.

По дистанционным работникам проверяют, как оформлены условия удаленной работы, обмен документами, режим связи, охрана труда в части применимых обязанностей. По электронному кадровому документообороту — есть ли локальный акт, согласия работников, корректные виды электронных подписей и порядок хранения документов.

До начала проверки: проверьте законность

О плановой проверке работодателя уведомляют не позднее чем за три рабочих дня. О внеплановой выездной проверке в общем случае — не менее чем за 24 часа. Но есть исключения: например, если предварительное уведомление может помешать проверке или речь идет об угрозе жизни и здоровью работников, несчастном случае, грубом нарушении прав.

В решении о проверке должны быть указаны контрольный орган, инспекторы, основание, предмет проверки, сроки, перечень контрольных действий, сведения о работодателе. Первое действие руководителя — проверить мероприятие в ЕРКНМ по ИНН, ОГРН или номеру проверки.

Во время проверки: порядок важнее эмоций

Не спорьте на входе и не пытайтесь «решить вопрос разговором». Правильная тактика — вежливо проверить полномочия, назначить сопровождающего, организовать рабочее место, фиксировать запросы и выдавать документы по описи.

1. Попросите удостоверение и решение о проверке.
2. Сверьте данные инспектора и контрольного мероприятия в ЕРКНМ.
3. Запишите сведения в журнал учета проверок, если он ведется.
4. Назначьте ответственного за взаимодействие с инспектором.
5. Выдавайте документы только по письменному запросу.
6. На каждой передаче документов делайте опись: что, за какой период, в каком количестве листов.
7. Оставляйте у себя копии всего, что передали.

Работодатель вправе присутствовать при действиях инспектора, вести фото-, видео- или аудиофиксацию, привлекать юриста, адвоката, кадрового консультанта, обращаться к Уполномоченному по защите прав предпринимателей, давать пояснения и замечания, указывать возражения в акте.

Какие сроки у проверки

Общие предельные сроки зависят от вида контрольного мероприятия и статуса работодателя. Для многих проверок применяется предел 20 рабочих дней, для малых предприятий и микропредприятий действуют сокращенные лимиты по времени взаимодействия, если это предусмотрено конкретным режимом контроля. Продление возможно только при законных основаниях и оформляется документально. Если инспектор выходит за сроки, это может стать основанием для жалобы.

Что обычно спрашивают у руководителя, бухгалтера и работников

После проверки: акт, предписание, протокол

По итогам проверки составляется акт. В нем указывают, что проверялось, какие документы изучались, какие нарушения выявлены или что нарушений нет. Если работодатель не согласен с выводами, не нужно отказываться от подписи. Безопаснее написать: «С актом ознакомлен, возражения будут представлены письменно».

Если выявлены нарушения, инспектор может выдать предписание с конкретными сроками устранения. При наличии состава административного правонарушения составляется протокол, а затем выносится постановление о штрафе или предупреждении. Работодатель должен получить копии всех документов.

Типичные нарушения трудового законодательства повторяются из проверки в проверку: нет трудового договора или он оформлен неполно, зарплата выплачивается позже установленной даты, оклад ниже МРОТ при полной ставке, нет СОУТ, инструктажи не проводятся, график отпусков отсутствует, увольнение оформлено с ошибками, трудовые книжки ведутся ненадлежащим образом.

Административная ответственность по КоАП РФ

По статьям 5.27 и 5.27.1 КоАП РФ штрафы зависят от состава, повторности и статуса нарушителя. Для организаций суммы могут достигать сотен тысяч рублей. По отдельным нарушениям штраф считают по каждому работнику, что резко увеличивает итоговую сумму.

Когда возможна уголовная ответственность

Уголовные риски возникают не при любой ошибке, а при общественно опасных нарушениях. Статья 145.1 УК РФ предусматривает ответственность за полную невыплату зарплаты свыше двух месяцев или частичную невыплату свыше трех месяцев при наличии необходимых признаков состава. Статья 143 УК РФ применяется при нарушении требований охраны труда, если это повлекло тяжкий вред здоровью или смерть. Статья 145 УК РФ касается необоснованного отказа в приеме на работу или увольнения беременной женщины или женщины с детьми до трех лет.

Лучший момент для подготовки — до уведомления. Когда инспектор уже на пороге, можно привести в порядок описи, копии и пояснения, но нельзя безопасно создать задним числом реальную систему охраны труда или переписать историю трудовых отношений.

Профилактические меры

• Пройдите самопроверку через официальный сервис «Электронный инспектор» на портале Онлайнинспекция.рф.
• Используйте проверочные листы Роструда, утвержденные для федерального государственного контроля в сфере труда.
• Проведите инвентаризацию кадрового архива.
• Раз в год делайте внутренний кадровый аудит, а при росте компании — чаще.
• Проверьте охрану труда: СОУТ, обучение, инструктажи, медосмотры, СИЗ, профриски.
• Настройте канал обратной связи с работниками, чтобы спорные вопросы решались до жалобы в ГИТ.
• Следите за изменениями трудового законодательства через официальные источники.

Если в компании нет сильного кадрового блока, разумно подключить внешнего консультанта. Р-Бухгалтерия в Москве помогает работодателям провести кадровый аудит, проверить зарплатные документы и подготовить пакет для ответа на запрос ГИТ. Это не заменяет обязанностей работодателя, но снижает риск случайных ошибок.

Полный чек-лист документов для проверки ГИТ

[Инфографика: чек-лист «7 папок для проверки ГИТ»: кадры, зарплата, время отдыха, охрана труда, ЛНА, льготные категории, нестандартная занятость; смысл — документы удобнее готовить тематическими блоками]

Типичные ошибки в кадровых документах

• в трудовом договоре нет условий оплаты труда или условий труда на рабочем месте;
• доплаты и премии фактически есть, но порядок их выплаты не описан;
• работники не ознакомлены с ПВТР и положением об оплате труда;
• график отпусков утвержден позже срока;
• табель не соответствует фактическому режиму;
• приказы есть, но нет подписей работников;
• СОУТ проведена не по всем рабочим местам или работники не ознакомлены с картами;
• договоры ГПХ используются для постоянных работников.

Что делать после получения уведомления

1. Проверьте проверку в ЕРКНМ и сверьте данные инспектора.
2. Определите предмет проверки: зарплата, увольнение, охрана труда, полный кадровый блок.
3. Назначьте одного ответственного за общение с ГИТ.
4. Соберите документы строго за проверяемый период и по предмету контроля.
5. Проверьте подписи работников там, где они должны быть.
6. Подготовьте заверенные копии и описи.
7. Согласуйте позицию с юристом, бухгалтером и кадровым специалистом.
8. Проведите короткий инструктаж сотрудников: отвечать правдиво, не гадать, не подписывать непонятные документы без чтения.

Что нельзя делать перед проверкой

• создавать фиктивные документы задним числом;
• просить работников давать ложные объяснения;
• уничтожать переписку, табели, ведомости и журналы;
• передавать инспектору оригиналы без необходимости;
• отвечать на устные запросы объемными документами без описи;
• игнорировать уведомление и надеяться, что проверка «сама пройдет».

Если работодатель не согласен с актом, предписанием или штрафом, нужно действовать быстро. Возражения на акт и жалобы лучше готовить с доказательствами: документы, платежные поручения, табели, объяснения, видеозаписи, переписка, локальные акты, подтверждение технических сбоев, если они имеют значение.

Досудебное обжалование

Для решений контрольных органов по 248-ФЗ применяется досудебный порядок обжалования через портал Госуслуг в сервисе «Жалоба на решение контрольного органа». Жалоба подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью. По предписанию обычно важно уложиться в 10 рабочих дней, если применимый порядок не устанавливает иной срок.

Постановление по делу об административном правонарушении обжалуется по правилам КоАП РФ, как правило, в течение 10 суток со дня вручения или получения копии постановления. В зависимости от ситуации жалобу подают вышестоящему должностному лицу, в вышестоящий орган или в суд.

Основания для отмены или изменения

• проверка проведена без законного основания;
• контрольное мероприятие отсутствует в ЕРКНМ, когда внесение обязательно;
• инспектор вышел за предмет проверки;
• затребованы документы, не относящиеся к делу;
• нарушены сроки проверки;
• работодателю не дали представить пояснения и возражения;
• инспектор неверно применил норму права;
• отсутствует событие или состав правонарушения.

Как снизить потери

Даже если нарушение было, у работодателя остаются варианты защиты. Малый и средний бизнес может просить заменить штраф предупреждением, если соблюдены условия статьи 4.1.1 КоАП РФ. При исключительных обстоятельствах можно просить назначить штраф ниже низшего предела. По некоторым административным штрафам возможна уплата 50% суммы в течение 20 дней, если это допускается КоАП РФ для конкретного состава и постановления.

Проверка ГИТ часто пересекается с интересами других органов. Прокуратура может поручить проверку или оценивать законность действий работодателя. ФНС анализирует выплаты физлицам, признаки подмены трудовых отношений самозанятостью или ГПХ, налоговые риски. Социальный фонд России видит сведения о трудовой деятельности, страховых взносах и отчетности. МЧС проверяет пожарную безопасность, в том числе на рабочих местах.

К смежным темам относятся переквалификация ГПХ в трудовой договор, работа с самозанятыми, защита персональных данных работников, электронный кадровый документооборот, расследование несчастных случаев, оспаривание СОУТ, коллективные трудовые споры и судебная защита работодателя.

1. Проверьте удостоверение инспектора и решение о проверке.
2. Сверьте мероприятие в ЕРКНМ.
3. Назначьте одного представителя от работодателя.
4. Не передавайте оригиналы документов без необходимости.
5. Выдавайте копии только по письменному запросу и с описью.
6. Фиксируйте процесс и все замечания.
7. Не спорьте устно по сложным вопросам, готовьте письменные пояснения.
8. При несогласии с актом укажите, что возражения будут представлены письменно.
9. Соблюдайте сроки исполнения или обжалования предписания.

Если вы получили уведомление о проверке ГИТ в Москве или уже отвечаете на запрос инспектора, не откладывайте разбор документов. Специалисты Р-Бухгалтерия могут помочь проверить кадровые и зарплатные документы, подготовить описи, пояснения и план устранения нарушений. Чем раньше начать, тем меньше риск штрафов и конфликтов с работниками.

• Кадровый аудит организации: какие документы проверить в первую очередь
• Договор ГПХ или трудовой договор: признаки переквалификации и риски работодателя
• Охрана труда в компании: СОУТ, инструктажи, медосмотры и ответственность

• Трудовой кодекс РФ — https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_34683/
• Кодекс РФ об административных правонарушениях, статьи 5.27 и 5.27.1 — https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_34661/
• Уголовный кодекс РФ, статьи 143, 145, 145.1 — https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_10699/
• Федеральный закон от 31.07.2020 N 248-ФЗ «О государственном контроле (надзоре) и муниципальном контроле в Российской Федерации» — https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_358750/
• Федеральный закон от 26.12.2008 N 294-ФЗ — https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_83079/
• Роструд — https://rostrud.gov.ru/
• Онлайнинспекция.рф, сервисы Роструда — https://онлайнинспекция.рф/
• Единый реестр контрольных надзорных мероприятий — https://proverki.gov.ru/
• Генеральная прокуратура РФ, сводный план проверок — https://epp.genproc.gov.ru/
• Госуслуги, досудебное обжалование решений контрольных органов — https://knd.gosuslugi.ru/